Британская строительная компания Glencar завершила цифровизацию процесса утверждения платежей за выполненные работы

Репортаж от Wedoany，12 ноября британский строительный подрядчик Glencar сообщил, что внедрил облачную платформу для совместной работы Payapps на своих строительных проектах в Великобритании и Ирландии, объединив в единую систему процессы подачи заявок субподрядчиков на оплату выполненных работ, проверки оценки объёмов работ и уведомлений о платежах, которые ранее обрабатывались по электронной почте и в электронных таблицах. После внедрения платформы время обработки заявок на оплату сократилось с обычно необходимых одной-двух недель до одного-двух дней, а некоторые заявки могут быть обработаны в течение одного дня; финансовые и коммерческие команды также получили возможность в режиме реального времени отслеживать статус заявок и их утверждения по каждому проекту.

Ранее Glencar в основном получал от субподрядчиков материалы оценки объёмов работ по электронной почте, после чего коммерческий персонал проекта проверял объёмы работ, рассматривал заявленные суммы и взаимодействовал с субподрядчиками. Поскольку материалы заявок были распределены по почтовым ящикам и электронным таблицам разных сотрудников, при отсутствии работников проекта в связи с отпуском или высокой загруженностью обработка некоторых заявок могла задерживаться. По мере роста числа проектов, субподрядчиков и специализированных строительных бригад прежний процесс постепенно переставал отвечать управленческим потребностям с точки зрения отслеживания документов, координации утверждения и финансового прогнозирования.

Новая платформа предоставляет генеральному подрядчику, финансовому отделу и субподрядчикам единую точку доступа и поддерживает подачу заявок на оплату выполненных работ, оценку объёмов работ, управление изменениями и дополнительными соглашениями, удержаниями и сопутствующими документами. Субподрядчики могут подавать заявки онлайн и отслеживать ход проверки, подтверждённые суммы и соответствующие детали, а коммерческий персонал проекта может централизованно сверять заявленные объёмы работ, договорные условия оплаты и изменения. Финансовый отдел может своевременно получать соответствующие данные после подачи заявок, отслеживать суммы, ожидающие утверждения, и прогнозируемые обязательства по платежам, сокращая межведомственный повторный ввод данных и ручное напоминание.

После интеграции данные заявок на оплату также могут использоваться для прогнозирования денежных потоков, расчёта затрат, планирования закупок и управления договорными рисками. Финансовый отдел Glencar может на основе хода подачи и утверждения заявок по различным проектам заранее оценивать потенциальные платёжные обязательства и рассчитывать различные сценарии денежных потоков. Сократив время на подготовку документов и переписку по электронной почте, коммерческий персонал на местах может уделять больше внимания проверке объёмов работ, организации закупок, прогнозированию затрат и координации с субподрядчиками. Следует отметить, что Payapps в основном отвечает за управление информацией о заявках на оплату и их утверждении и не выполняет непосредственно банковские переводы денежных средств.